Монголын ихэнхи компаниудын үйл ажиллагааны загвар/ноу-хау тухайн компанид ажиллаж буй хүмүүсийн толгойд явдаг гээд хэлчихэд буруудахгүй байх. Компанийнхаа хамаг юмыг мэддэг нэг ажилтан эсвэл байгууллагаа чирж буй нэг сайн leader ажлаас гарахад л тухайн компанийн үйл ажиллагаа доголдож болзошгүй байдаг. Тэгвэл энэхүү болон өөр бусад олон асуудлыг хэдүүлээ “Ажлын урсгал-Workflow”-аа тодорхойлж баримтжуулснаар шийдэх боломжтой.

Сонирхуулахад хамгийн анхны ажлын урсгал гэж хэлж болохуйц баримт бичиг нь Одоогоос 3800 жилийн өмнө буюу МЭӨ 18-р зууны үед бичигдсэн хоол хийх жор бүхий шавар хавтангаас олджээ. Тухайн шавар хавтанд тагтааны махаар хоол хийх дарааллыг бичсэн байв. Адам Смитын номонд дурддаг, зүүний үйлдвэрт хүн бүрийн хүлээх үүргийг тодорхой болгож хуваарилан эмх цэгцтэй дараалалд оруулах замаар бүтээмжийг 24000% өсгөдөг жишээ ч мөн ажлын урсгалын нэг хэлбэр юм. Тэгэхээр ажлын урсгал гэдэг зүйл бидний эртний найз байх нь. 

‍

За ингээд ажлын урсгалаа тодорхойлох нь ямар ач холбогдолтой талаар авч үзье.

1.Ажлын бүтээмжийг нэмэгдүүлнэ

Бид ажлаа хийж буй процессийг тодорхойлж дүрслэл хэлбэрт оруулснаар тухайн үйл ажиллагааны хүрээнд хийгдэж буй илүүц үйлдлүүдийг тодорхойлох, үйлдлүүдийг зөв дараалалд оруулах замаар зарцуулах хугацааг бууруулах зэрэг үлэмж олон боломжуудыг бий болгох боломжтой. Бид хийж буй ажлаа мэддэг юм шиг хирнээ цаасан дээр буулгаад харахад маш олон дутагдал мөн боломжуудыг орхигдуулсан байдаг.

2.Ажлаа стандартжуулна

Аливаа ажлыг гүйцэтгэхэд оновчтой арга зам, дарааллыг тодорхойлж түүнийгээ жишиг болгон стандартжуулах боломж бүрдэнэ. Ингэснээр ажлын үр дүн болоод, чанарыг баталгаажуулж чадна. Мөн хэн ч ямар ч ажлыг гүйцэтгэсэн ижил чанарын түвшинд гүйцэтгэх чадамжтай болох юм. Ядаж л шинэ ажилтанд ороод ирэхэд юуг, яаж хийх нь тодорхой байна гэсэн үг.

3.Үйл ажиллагаагаа оношилж чадна

Байшин барихад зураг төслөө эхэлж гаргачихаад дараа нь барьдаг. Байшингаа барих явцад болон бариад дууссаны дараа нөгөө зурагтайгаа харьцуулж байгаад хэдүүлээ юу нь зөв болж байна, юу нь буруу болсон талаар дүгнэлт хийх боломжууд бүрддэг. Харин зураг байгаагүй бол яах байсан бол?

Тэгвэл яг үүнтэй адилаар ажлын урсгал-workflow тодорхойлно гэдэг нь ажлынхаа зураг төслийг хийж буй хэрэг юм. Дараа нь тухайн зураг төслөө харж байгаад түүнийг сайжруулах боломжуудыг оношилж чадна, мөн зураг төслийнхаа дагуу ажил явж байгаа эсэхийг мониторинг хийж хяналт тавих боломжууд бүрдэх юм.‍

4.Дижиталжуулах суурь бүрдэнэ

Ихэнхи байгууллагууд үйл ажиллагаагаа дижиталжуулна гэж яриад байдаг ч яг юу дижиталжуулах гээд байгаа нь тодорхойгүй байдаг. Ажлын урсгал тодорхойлсон баримт бичиг нь энэхүү “юу?” гэх асуултын хариулт болж өгдөг.

Учир нь Компьютерт даалгавар өгөхөд тухайн даалгавар нь маш тодорхой байхыг шаарддаг. ”Хааяа нэг худалдан авалт цөөн тоогоор хийдэг” гэдэг ч юмуу иймэрхүү байдалтай ажлын урсгал тодорхойгүй байдаг бол компьютер түүнийг чинь ойлгохгүй шүү дээ.

‍

Та ТУС Д+ платформыг ашиглан процессийн зураглалаа боловсруулж түүнийхээ дагуу ажлаа төлөвлөх, тайлагнах боломжтой гэдгийг мэдэх үү? Хэрвээ мэдээгүй бол нэг туршаад үзээрэй нийтлэлд дурдсан давуу талуудыг компани дээрээ хамтдаа бүрдүүлцгээе.