Эцэс төгсгөлгүй ажлын жагсаалтаасаа залхаж, гол чухал ажлуудаа хажуу тийш нь түлхэж байгаагаа Та анзаарсан уу? Бүтээмжийг нэмэгдүүлэх, ажлаа хурдан дуусгахын тулд ажлын жагсаалт гаргах, эрэмбэлэх, даалгавраа төлөвлөх, багтайгаа харилцах талаар суралцаарай.

Бүх л хүмүүс өөрийн ажлын өдрөө аль болох үр бүтээлтэй өнгөрүүлэх зорилготойгоор эхлүүлдэг. Гэсэн хэдий ч өдөр өнгөрөх тусам танд олон яаралтай ажлын хүсэлт ирж, таны хийх ажлын жагсаалт томорсоор л. Анх хийхээр төлөвлөж байсан зүйл чинь хажуу тийшээ түлхэгдсээр л.

Хэрэв энэ танд танил сонсогдож байвал та ганцаараа биш шүү. Та өөрийн бүтээмжээ нэмэгдүүлэх, ажлаа хугацаандаа гүйцэтгэх, цагаа илүү сайн удирдахын тулд дараах дөрвөн алхамыг хийгээрэй.

1. Ажлын жагсаалт үүсгэх
2. Даалгавраа цэгцлэхийн тулд эрэмбэлэх
3. Хуанли дээр хийх ажлаа төлөвлө
4. Ахиц дэвшлээ багийнхандаа мэдэгдээрэй

Эдгээр 4 алхамыг хэрхэн хэрэгжүүлэх талаар дэлгэрэнгүй зөвлөмжийг цааш нь уншаарай. Урт санагдвал skim reading хийсэн ч болно шүү :) 

1. Ажлын жагсаалт үүсгэ

Юун түрүүнд өөрийн бүх хийх ёстой зүйлээ жагсаан бичээрэй. Ачааллаа бага байхын тулд томоохон ажлуудыг дэд ажлуудаар нь задалж бичихээ мартуузай.

Ажлуудаа нэгтгэж, жагсаасны дараа тухайн ажилтай холбоотой анхаарах нэмэлт мэдээллүүдийг бичээрэй, тухайлбал:

• Тус бүрийг дуусгахад шаардагдах хугацаа
• Ач холбогдол эсвэл яаралтай байдлын түвшин
• Гүйцэтгэж дуусах эцсийн хугацаа

Бүх ажлаа нэг дороос харж, гүйцэтгэлээ хянаснаар өөрийн цагийн менежмент, хэр их ажил хийж байгаагаа болон юунд анхаарал хандуулах хэрэгтэй байгаагаа ойлгох боломжтой болно. Мөн та төсөл эсвэл улирлын эхэнд өөрийн ажлуудаа зохион байгуулж чадвал илүү удаан хугацаанд зохион байгуулалттай байж чадна гэсэн үг.

TUSS D+ зөвлөгөө: Та TUSS D+ платформын TASK модулийг ашиглан компанийнхаа эсвэл хариуцсан төслийнхөө бүх даалгаврыг нэг дороос харах боломжтой юм. Энэ нь таныг ажлын зөв хэсгүүдэд анхаарлаа төвлөрүүлж, хугацаагаар нь ажлуудыг цэгцэлж, эрэмбэлэх боломжийг олгодог. 

2. Ажил, даалгаврыг эрэмбэл

Эцсийн дүндээ даалгавраа хэрхэн эрэмбэлэх нь таны ажлын мөн чанар, ажлын хэв маягаас шалтгаалдаг бөгөөд танд тохирох нийтлэг ажлуудыг эрэмбэлэх аргууд доор дурдлаа. 

‍

1. Мэлхийг идээрэй

Мэлхий идэх арга нь шууд утгаар илэрхийлсэн үг биш, харин Марк Твений ишлэл дээр үндэслэсэн систем юм. Түүний хэлснээр: "Хэрэв таны гол ажил “мэлхий идэх” юм бол өглөө хамгийн түрүүнд үүнийг хийх нь дээр”. Томоохон төслийн ажлуудын хувьд чухал биш эсвэл яаралтай биш ажлууд руу шилжихийн өмнө эхлээд том эсвэл төвөгтэй ажлуудыг шийдвэрлэх гэсэн үг юм.

Өөрөөр хэлбэл, байгууллагын алсын хараа эсвэл жилийн зорилгод нийцсэн, дээд түвшний зорилтууд эсвэл OKR-тэй холбоотой чухал ажлуудыг хамгийн түрүүнд хийж эхлэх хэрэгтэй. Та өдрийн турш мэлхий идсэн буюу чухал ажлуудаа хийсэн бол бусад ажлуудыг хийж, хамгийн чухал ажил чинь аль хэдийн дууссан тул стресстэхгүй байж болно шүү. 

Read: How to set OKRs

Мэлхийг үйлдлээр нь ид: Долоо хоногийн сүүлээр и-мэйл рүү хариу бичих, хяналт, бүртгэлийн маягт дээрээ ажиллах, үйлчлүүлэгч рүү залгах эсвэл гэрээний засварыг хийхээсээ өмнө удирдлагын багт танилцуулах томоохон тайлан, ppt-ээ дуусгаарай. Өөр ямар нэгэн зүйл хийхээсээ өмнө том төсөл рүү шумбах замаар та гэнэтийн даалгавар эсвэл асуултанд  анхаарлаа сарниулахгүй бөгөөд том ажлыг илүү амархан хийх боломжтой болно.

2. Eisenhower Decision Matrix

Эрэмбэлэх өөр нэг арга, Эйзенхауэрын шийдвэрийн матриц нь даалгавруудыг дараах байдлаас хамааруулан дөрвөн дөрвөлжинд хуваадаг. 

1. Чухал
2. Яаралтай
3. Чухал, яаралтай
4. Аль нь ч биш

Дуайт Д.Эйзенхауэр нь Дэлхийн 2-р дайны үед таван одтой генерал, дараа нь АНУ-ын ерөнхийлөгч байхдаа чухал шийдвэрүүдийг хурдан гаргах чадвартай байсан бөгөөд өөрийн шийдвэрийг гаргахдаа ийм аргыг бодож олжээ. Үүнд: 

1. Одоо юу хийх вэ (чухал, яаралтай)
2. Та юу төлөвлөх хэрэгтэй вэ (чухал боловч яаралтай биш)
3. Та юуг хуваарилж болох вэ (чухал биш, гэхдээ яаралтай)
4. Та юу устгаж болох вэ (чухал биш, яаралтай биш)

Энэ арга нь даалгавраа эрэмбэлэх, хурдан шийдвэр гаргах, эмх цэгцтэй байх гайхалтай хэрэгсэл юм.

Жишээ нь хамтран ажиллагсад тань борлуулалтын танилцуулгад тусламж хүссэн имэйл илгээсэн байна. Энэ хүсэлтийг өнөөдөр хийх ёстой тул яаралтай байна, гэхдээ бусад ажлаа хойшлуулахад хангалттай чухал (таны хувьд) мөн үү?

Хамтран ажиллагсаддаа туслахын тулд даалгавраа шилжүүлэх боломжтой эсэх, эсвэл дараа нь хойшлуулах шаардлагатай эсэхээ шийдэхийн тулд өдөр тутмын жагсаалтад байгаа ажил бүрийг чухал, яаралтай эсэхийг хэмжинэ. Ажил, даалгавраа удирдахын тулд шаардлагатай үед "үгүй" гэж хэлэж сураарай.

TUSS D+ платформын PIN and HASHTAG feature-г ашиглан Эйзенхауэрын матрицын загварыг үүсгэ

3. Даалгавраа төлөвлөхийн тулд календарийн хэрэгслийг ашигла

Даалгаврыг дуусгахад хэдэн минут эсвэл долоо хоног шаардагдахаас үл хамааран үргэлж эхлэх болон дуусгах хугацааг мэддэг байх нь чухал. Тиймээс, ажлын жагсаалтаа гаргасны дараа ажил бүрт эхлэх, дуусах хугацааг тодорхойлж бичээрэй. Үүнийг хийснээр шинэ зүйл гарч ирэх бөгөөд тэргүүлэх чиглэлүүдийг өөрчлөх шаардлага гарсан үед ямар ч ажил тасрах, мартагдах асуудал гарахгүй байх болно.

Хэрэв ажил эхлэх, дуусах огноог тодорхой заагаагүй үүрэг даалгаврыг танд өгсөн бол тухайн ажил дээр ажиллах цагийг төлөвлөхийн тулд энэ мэдээллийг ЗААВАЛ асуугаарай. Энгийнээр тайлбарлавал, бүгдээрээ ажлуудаа оньсон тоглоом гэж бодоод үзье. Та оньсон тоглоомын хэсгүүдийг эвлүүлэхийн тулд хэсгүүд нь хоорондоо тохирохыг мэдэх хэрэгтэй бөгөөд оньсон тоглоомын эвлүүлгийн хэсгүүдийн ирмэг нь таны ажлуудын эхлэх болон дуусах огноо юм. 

Хэрэв даалгаварууд нь эхлэл, төгсгөлийн огноо нь ирмэгийг нь тэмдэглэсэн оньс юм бол таны хуанли бол том дүр зургийг цуглуулсан оньсон самбар юм.

Календарийн хэрэгслийг ашиглахдаа дараах зүйлсийг сайтар анхаарч, ажлуудаа дарааллуулаарай.

1. Өндөр ач холбогдолтой ажлуудыг тэнцвэржүүл
2. Эцсийн хугацаатай нийцэж байгаа эсэхийг шалгаарай
3. Ажлын хуваарийн зөрчилдөөн, давхцалаас урьдчилан сэргийлэх
4. Ажлын ачааллаа зохицуул
5. Ажил амьдралын тэнцвэрийг хадгалах

TUSS D+ зөвлөгөө: TUSS D+ дахь GANT Chartашигласнаар та хэт ачаалалтай өдрүүдийг олж мэдэхээс гадна нээлттэй цагийг харах ба багийнхныхаа даалгаврыг сольж, ажлаа жигд хуваарилах боломжтой болно. Та хуанлигаа идэвхтэй удирдаж чадвал ямар чухал ажлуудыг хийх ёстойгоо мэдэж ажлын МАНГАС болж чадна. 

4. Ажлын явцын талаар багийнхантайгаа ярь

Эцэст нь таныг даалгавраа дуусгахыг хүлээж байгаа эсвэл таны ажлыг уялдуулах гэж байгаа багийн найзуудтайгаа холбоо барихаа бүү мартаарай.

Багийн нөхдөдөө дараах зүйлсийн талаар идэвхтэй мэдээлэл өгөөрэй:

• Ажлын явц
• Та төслийг дуусгахаар төлөвлөж байгаа үед
• Аливаа бэрхшээл, доголдол

TUSS D+ зөвлөгөө: TUSS D+ платформын COMMENT шийдлийг ашиглан хамтрагчдынхаа ажилд нэмэлт мэдээлэл, зөвлөмж, зааврыг тухайн бүр хуваалцах, даалгаврын талаар шууд асуулт асуух боломжтой. 

Монголын хамгийн анхны ажлын удирдлагын платформ TUSS D+тай хамт хийх ажлуудаа удирдаж, эрэмбэлээрэй.